Όταν προκηρυχτεί το Πρόγραμμα (Οκτώβρη-Νοέμβρη), οι ενδιαφερόμενοι εκπαιδευτικοί Αγγλικής, Γαλλικής και Γερμανικής μπορούν να κάνουν Αίτηση Συμμετοχής (αφού προηγουμένως βεβαιωθούν ότι γνωρίζουν τους όρους συμμετοχής.

Εάν η αίτηση γίνει δεκτή, θα πρέπει οι ενδιαφερόμενοι να αποδεχτούν τις υποχρεώσεις που απορρέουν από το Πρόγραμμα:

Οι υποχρεώσεις του εκπαιδευτικού:

• Να τηρεί τις οδηγίες που αναγράφονται στον Οδηγό του Εκπαιδευτικού
• Να ξεκινήσει τις εργασίες με την τάξη του την χρονική στιγμή που ορίζει η προκήρυξη
• Να ολοκληρώσει τις εργασίες και να υποβάλει το τελικό προϊόν των συνεργαζόμενων τάξεων στις καθορισμένες από την προκήρυξη ημερομηνίες.
• Εφόσον εργάζεται με την βοήθεια της Συντονίστριας να συμπληρώνει το έντυπο προόδου της συνεργασίας.
• Εάν επιθυμεί να υποβάλει το έργο του για αξιολόγηση από την επιστημονική επιτροπή του Πανεπιστημίου, να ενημερωθεί για τα κριτήρια αξιολόγησης και να παρέχει τεκμήρια που θα βοηθήσουν την επιτροπή να αξιολογήσει το έργο.
• Να υποβάλει την Έκθεση Αποτίμησης του προγράμματος, λαβαίνοντας υπόψη τις απόψεις των μαθητών που συμμετείχαν στο πρόγραμμα.

Οι υποχρεώσεις του σχολείου:

• Να υπογράψει ο Διευθυντής ή η Διευθύντρια του σχολείου το Πρωτόκολλο Συνεργασίας.
• Να παρέχει κάθε δυνατή βοήθεια στον εκπαιδευτικό που συμμετέχει στο Πρόγραμμα.
• Να επικοινωνήσει με τους γονείς των μαθητών που συμμετέχουν στο Πρόγραμμα.

Οι υποχρεώσεις του Συντονιστή του εκπαιδευτικού έργου:

• Παροχή υποστήριξης και καθοδήγησης στις συνεργαζόμενες τάξεις.
• Διατήρηση ενός ασφαλούς εικονικού περιβάλλοντος που θα δίνει στις συνεργαζόμενες τάξεις τη δυνατότητα να επικοινωνούν μεταξύ τους.
• Διάδοση του ενημερωμένου και επικαιροποιημένου υλικού VeC έτσι ώστε να είναι διαθέσιμο σε όλους τους συμμετέχοντες του Προγράμματος (καθηγητές και μαθητές).